Caso de Éxito: Grupo HB
De lo informal a una operación corporativa ordenada
Cuando una empresa crece rápido, los procesos improvisados dejan de ser suficientes. Este caso muestra cómo la implementación de Zoho permitió a Grupo HB recuperar control, seguridad y una forma de trabajo preparada para escalar.
SOBRE GRUPO HB
Grupo HB es una corporación ecuatoriana formada por varias empresas. Con el crecimiento del grupo, aparecieron nuevos desafíos internos que ya no podían resolverse con herramientas informales.
Por lo tanto, el objetivo era claro: ordenar la operación, proteger la información y trabajar mejor como corporación.
Industria
Construcción | Corporativo | Multisectorial
Presencia en:
Ecuador
Casos de Uso:
Implementación de Zoho Workplace, colaboración y organización empresarial y automatización de procesos administrativos
EL DESAFÍO
Cuando Kuno Digital comenzó a trabajar con Grupo HB, la operación interna presentaba varios riesgos importantes.
Por un lado, toda la comunicación se manejaba con correos personales (Gmail). Esto provocaba que facturas, notificaciones legales y correos de distintas empresas llegaran a un solo buzón, sin orden ni control.
Además, el acceso a esas cuentas dependía de teléfonos personales y autenticación de dos pasos de los empleados. Como resultado, la empresa no tenía control real sobre su comunicación oficial.
La documentación, por otro lado, se almacenaba en un sistema local (NAS) sin una correcta gestión de permisos ni respaldos confiables. Si ese sistema fallaba, la información podía perderse por completo.
A esto se sumaba la rotación de personal y el uso de WhatsApp como principal medio de coordinación interna, lo que hacía muy difícil mantener trazabilidad, seguridad y orden.
Grupo HB necesitaba una solución que fuera simple de usar, segura y pensada para una empresa en crecimiento.
La solución: zoho
La respuesta fue una implementación de Zoho bien planificada, comenzando por Zoho Workplace como plataforma central.
Primero, se organizaron los correos corporativos creando dominios independientes para cada empresa del grupo. Esto permitió dejar atrás los correos personales y profesionalizar la comunicación con bancos, proveedores y entidades de control.
Luego, toda la información se migró a la nube de Zoho Workplace. Con esto, los equipos pudieron:
Acceder a documentos desde cualquier lugar
Trabajar por carpetas y equipos
Colaborar en tiempo real
Contar con respaldo y mayor seguridad
También se configuraron correos grupales para áreas clave como finanzas y contabilidad. De esta forma, varias personas reciben los correos importantes, pero solo usuarios autorizados pueden responder como remitentes oficiales. Esto redujo riesgos y mejoró el control interno.
Una vez ordenada la base operativa, la implementación de Zoho permitió avanzar hacia la automatización.
Se incorporó Zoho Forms para que los vendedores carguen la información de cada venta de forma estructurada, evitando errores y mensajes por WhatsApp. Esa información alimenta automáticamente documentos y contratos.
Finalmente, se integró Zoho Sign, preparando a la empresa para firmar contratos de manera digital, rápida y segura.
resultados
La implementación de Zoho generó mejoras claras y medibles para Grupo HB:
- Control total sobre correos y documentos corporativos
- Mayor seguridad y respaldo de la información
- Menos dependencia de procesos manuales e informales
- Mejor colaboración entre equipos y sedes
Un ejemplo concreto fue la gestión de contratos. Antes, procesar un contrato podía tomar hasta un día completo. Hoy, gracias a Zoho Forms y la automatización, el mismo proceso toma alrededor de 12 minutos.
Además, Grupo HB quedó preparado para seguir creciendo, con una base digital sólida que le permite sumar nuevas herramientas sin perder orden ni control.
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